Een heidag organiseren: stappen en tips voor succes

Ben je aan het oriënteren op het organiseren van een heidag, maar weet je niet zo goed waar je moet beginnen? In dit artikel doorlopen we alle stappen voor het organiseren van een heidag. Daarbij ontvang je tips om van jouw heidag een succes te maken.

Wat is een heidag?

Een heidag is een speciaal georganiseerde dag waarop een team, afdeling of organisatie even weggaat van de dagelijkse werkomgeving om in alle rust te werken aan specifieke doelen. Het woord komt van het feit dat teams en deelnemers letterlijk de hei op trekken om los te komen van hun dagelijkse zaken. Maar een heidag kan net zo goed middenin de stad zijn op een inspirerende omgeving.

De teams gaan aan de slag met bijvoorbeeld de strategische planning, teambuilding of innovatie. Weg van de afleidingen op kantoor biedt een heidag de perfecte kans om samen te brainstormen, belangrijke dialogen te hebben en creatieve oplossingen te vinden.

Of je nu in een inspirerende vergaderlocatie midden in de natuur zit of een creatieve ruimte in de stad, een heidag geeft energie en nieuwe inzichten die je meeneemt naar de werkvloer. Het is dé manier om samen vooruit te kijken en plannen te smeden voor de toekomst.

“Het draaiboek is dus niet in steen gegoten, maar is flexibel om enerzijds de groep energiek te houden en anderzijds het doel te bereiken.”

Stappenplan voor je heidag

Om van je heidag een succes te maken doorloop je een aantal belangrijke stappen. Deze stappen zijn:

Stap 1: Bepalen van het doel

Het allereerste wat je moet doen wanneer je een heisessie gaat plannen is om het doel zeer duidelijk te maken. Pas wanneer iedereen weet waaraan er gewerkt gaat worden, kun je een succesvol heiprogramma ontwikkelen. Waar veel heidagen in stuk lopen is dat er te veel doelen gesteld worden. Door te veel doelen te stellen, krijg je versnippering en bereik je er geen.

Het belangrijkste is om één centraal doel te stellen voor deze dag, zodat je het programma op dit doel kunt aanpassen. Een aantal voorbeelden van doelen voor een heidag zijn:

De betekenis van je merk ontdekken;
De samenwerking binnen het team verbeteren;
De ambitie van je organisatie vaststellen;
Het bedenken van een nieuw product of dienstverlening;
Een concreet actieplan voor een campagne;
Lanceringsplan voor een nieuw product;
Aanzet voor de nieuwe visie van je merk;
Het optimaliseren van werkprocessen.

Belangrijk is dat je precies weet welke output je wilt krijgen. Wil je bijvoorbeeld de betekenis van je merk ontdekken? Dan is een praatplaat over je betekenis of de betekenis uitgeschreven op een half A4 de output. Op die manier maak je het doel erg concreet voor jezelf.

Van-Visie-naar-realiteit-Het-creeren-van-een-gemeenschappelijk-doel-voor-je-merk

Stap 2: Voorbereiding en planning

Wanneer je het doel hebt gesteld, is het tijd voor de voorbereiding. Want je wilt wel dat dit doel ook daadwerkelijk wordt bereikt. Het vervelende is namelijk dat jij als organisator enorm enthousiast bent. Eindelijk heb je de juiste mensen bij elkaar om alle punten te bespreken die je wilt. De grootste valkuil is dat je dan te veel doet. Je knijpt ze uit, waardoor de uitkomst van minder niveau is. Daarom is het belangrijk om tijdens de planning van je heisessie rekening te houden met:

De deelnemers: Welke deelnemers moeten er écht bij de heidag aanwezig zijn? Afhankelijk van je doel zorg je voor een diverse groep mensen die met het doel te maken hebben. Je wilt vrije denkers en criticasters in de groep hebben, zodat de uitkomst van meerdere kanten belicht is.
De facilitator: Het is belangrijk dat er een facilitator is die zich niet met het proces mag bemoeien of die door de uitkomst beïnvloed wordt. Een facilitator die neutraal is focust zich op de juiste uitkomst van het doel en het proces. Dit kan een externe facilitator zijn, maar kan ook iemand van intern zijn die geen directe invloed op de uitkomst heeft of waarop de uitkomst geen directe invloed heeft.
De locatie: De locatie waar je de heidag organiseert moet op een plek zijn die inspireert. De locatie kan de dag maken of breken. Heb je een locatie waar het erg gehorig is, dan komt er steeds meer irritatie naar boven. Heb je een locatie die rust geeft, dan wordt de energie die er is gestoken in het doel van de dag. Een locatie midden in het bos kan bijvoorbeeld enorm helpen.
De datum en tijd: Selecteer een datum die voor alle deelnemers goed uitkomt. Wanneer het dicht op een deadline valt voor een persoon, dan zit diegene met veel stress in de heisessie. De input die er gegeven wordt zal van mindere kwaliteit zijn. De tijd is ook een factor om rekening mee te houden. Bij een locatie bij een snelweg die ’s ochtends files oplevert, is het verstandig om een tijd af te spreken die de files vermijdt. Je hebt dan minder tijd nodig om mensen actief te maken voor het onderwerp van de dag.
Het budget: Hoe belangrijk is het budget voor de heidag? Wanneer je vastzit aan een budget is het belangrijk om een goede begroting te maken. Geef je liever het geld uit aan een externe facilitator? Of aan een goede locatie waarin je ontzorgd wordt? Dit zijn keuzes die je in de planning moet maken.

Download het gratis heldenmerkpakket

Zelf aan de slag met het ontdekken van je merkidentiteit? Download dan het Heldenmerk-pakket. Hierin ontvang je:

Het e-book ‘Bouw een Heldenmerk’ met alle theorie om een heldenmerk te bouwen;

Het oefeningenboek waarin alle opdrachten staan om een heldenmerk te bouwen;

Canvassen en andere middelen die jou en je merkteam helpen bij de opdrachten uit het oefeningenboek.

Download het Heldenmerkpakket

Stap 3: Werkvormen en activiteiten selecteren

Met het doel en de planning heb je al een goede voorbereiding voor je heisessie. Nu ga je door naar het inhoudelijke gedeelte van de dag. Je wilt namelijk dat je doel ook daadwerkelijk gehaald gaat worden. Welke activiteiten zet je in om de deelnemers tot de kern te laten komen? We kunnen de werkvormen en oefeningen in een aantal categorieën onderverdelen:

I. Energizers

Als je aan een nieuw onderdeel van je dag begint, dan is het vaak rumourig. Mensen komen net binnen, pakken nog snel wat te drinken of gaan nog even snel naar het toilet. Om de focus te krijgen ga je aan de slag met energizers. Dit is een korte oefening om van modus te veranderen. Belangrijk is dat de energizers niets met het onderwerp van de heisessie te maken hebben. Het heeft echt als doel om energie te geven en de focus in de groep te leggen. Een voorbeeld van een energizer is:

De associeerbal: Ga aan de slag met de associeerbal! Vorm als groep een grote kring en zorg voor een kleine bal. Als facilitator begin je door de bal naar een deelnemer te gooien en een willekeurig woord te roepen. De deelnemer vangt de bal, associeert snel op jouw woord, en gooit de bal door naar iemand anders, terwijl hij of zij het nieuwe woord roept. Als jij bijvoorbeeld begint met ‘huis’, zegt de volgende ‘wonen’ en die daarop ‘Hugo de Jonge’. Zo blijft de bal rondgaan en worden steeds nieuwe woorden geassocieerd. Raakt de inspiratie op? Geen probleem, begin gewoon met een nieuw woord en ga door!

Een-heidag-organiseren-stappen-en-tips-voor-succes-thema-aftrappers

II. Thema-aftrappers

De thema-aftrappers doen letterlijk wat het woord zegt: het thema aftrappen. Dit zijn korte oefeningen die de deelnemers kennis laten maken met het thema. Vooral in groepen waarin niet iedereen dagelijks met het thema werkt is dit een belangrijke stap. Je gaat op een laagdrempelige manier de eerste woorden ophalen voor het bereiken van je doel. Denk bijvoorbeeld aan een kletspot. Bedenk veel vragen die te maken hebben met je onderwerp, en zet deze op afzonderlijke kaartjes. Een voorbeeld is de betekenis-kletspot:

De betekenis-kletspot: De betekenis-kletspot is een geweldige manier om gesprekken op gang te brengen over het thema betekenis. Het helpt je om elkaar beter te leren kennen op een laagdrempelige manier. Trek om de beurt een kaart uit de pot met een vraag erop. Denk aan vragen zoals: ‘Welke documentaire heeft je kijk op de wereld veranderd?’ Sommige vragen zijn gericht, andere laten ruimte voor creatieve antwoorden. De persoon die de kaart trekt, leest de vraag voor en beantwoordt deze. Daarna ontstaat er een dialoog over de vraag, waardoor je samen de eerste inzichten over betekenis en drijfveren ontdekt.

III. Gerichte werkvormen

De gerichte werkvormen zijn bedoeld om aan de slag te gaan met het doel van de dag. Het is natuurlijk erg afhankelijk van je doel welke werkvormen je inzet. Zorg er altijd voor dat het een spelvorm of energieke werkvorm is, waardoor mensen actief aan de slag willen gaan. Wil je bijvoorbeeld het proces verbeteren? Bouw dan met LEGO-steentjes het proces uit en kijk waar het verbeterd kan worden. Wil je aan de slag de betekenis van je organisatie? Maak bijvoorbeeld eens gebruik van de museum van de organisatie-oefening:

Museum van de organisatie-oefening: Deze werkvorm is perfect voor organisaties met een rijke geschiedenis vol verborgen betekenis. Het is tijd om terug te gaan naar de roots van jullie merk. Tijdens deze werkvorm creëer je letterlijk een museum vol hoogtepunten van jullie organisatie, samengesteld door de deelnemers. In groepen gaan zij op zoek naar de anekdotes die hen trots maken op het bedrijf. Deze verhalen zetten zij om in kunstwerken, die vervolgens worden tentoongesteld.

Tijdens een wandeling door het museum ontdek je de overeenkomsten tussen de stukken. Deze overeenkomsten vormen de eerste aanzet voor de thema’s die de betekenis van jullie organisatie weerspiegelen.

Een-heidag-organiseren-stappen-en-tips-voor-succes-werkvormen-gericht

IV. Afsluitende werkvormen

De laatste categorie van werkvormen zijn de afsluitende werkvormen. Dit zijn vormen waarmee je de dag afsluit en samenvat. Dit is de uitkomst en zorgt ervoor dat je het doel van de heidag behaalt. Dit kan een oefening zijn waarmee je een begroting maakt, een werkvorm waarmee je prioriteiten aanbrengt of een oefening waarmee je het thema samenvat. Een voorbeeld hiervan:

Missie-canvas: Met het missie-canvas breng je alle werkvormen over je visie en missie samen. Boven de horizon plaats je de visie-thema’s. Op de finishvlag zet je de missie neer en op de stappen van 1 tot en met 4 leg je de route vast die je aflegt om de missie te bereiken. Het missie-canvas helpt je om duidelijk en overzichtelijk je koers uit te stippelen.

Welke werkvormen je gaat inzetten is dus erg afhankelijk van je doel. Het is een combinatie van energizers, aftrappers en meerdere gerichte werkvormen. Je sluit de heisessie altijd of met een afsluitende werkvorm. Zorg voor een goed draaiboek met de juiste werkvormen en op de juiste momenten een pauze-moment. Laat de deelnemers tussendoor een fijne wandeling maken of een luchtje scheppen. Dat zorgt voor nieuwe energie. Het is beter om minder werkvormen in te zetten, waarmee die werkvormen met volle energie worden beleeft, dan teveel werkvormen waar de puf uit is.

Het is bij het selecteren van je werkvormen erg belangrijk dat je een goede tijdsplanning maakt. Energizers en thema-aftrappers zijn werkvormen die niet zoveel tijd nodig hebben. Voor de gerichte werkvormen hebben de deelnemers hun tijd wél echt nodig. Het kan daarom leuk en verstandig zijn om bij energizers een wekker te zetten. Zo weet iedereen dat je daarna door gaat naar het volgende onderdeel.

Stap 4: De heidag

Na de juiste voorbereiding en een draaidoek met werkvormen en oefeningen kan de dag zelf beginnen. Het blijft belangrijk dat het doel in ogenschouw wordt genomen. Dat is datgene wat je wilt bereiken aan het einde van de dag (of dagen). Als facilitator is het belangrijk om het energieniveau van de groep in de gaten te houden. Wanneer de energie dreigt weg te ebben is het verstandig om een pauze in te lassen om daarna met een energizer te beginnen. Het draaiboek is dus niet in steen gegoten, maar is flexibel om enerzijds de groep energiek te houden en anderzijds het doel te bereiken.

Aan het einde sluit je de dag af met de resultaten die jullie die dag hebben behaald. Zorg ervoor dat er ergens (online) ruimte is om ideeën en aanvullingen achter te laten die men in de nastorm hebben bedacht.

Stap 5: Resultaten en opvolging

Eén heidag is niet genoeg om het echt een succes te laten zijn. Een heisessie is vaak een kickstart voor een verder proces. Zorg er daarom voor dat je de deelnemers en andere personeelsleden blijft inspireren en informeren over het proces. Alle uitkomsten uit de heisessie documenteer je en stuur je naar alle belanghebbenden toe.

Op basis van de uitkomsten bepaal je een actieplan voor het verder inzetten van het thema binnen je organisatie. Stel je hebt als doel om een actieplan voor een campagne te bedenken, dan is de vervolgstap om de acties in te plannen, verantwoordelijken aan te koppelen en evaluatiemomenten te plannen.

Tips voor een succesvolle heidag

Wanneer je aan de slag gaat met een heidag, dan is het belangrijk om rekeningen te houden met een aantal factoren. Hierin ontvang je een aantal tips voor een succesvolle heidag:

Bepaal een heel duidelijk doel en communiceer dit met alle deelnemers én met de medewerkers in de organisatie. Op dit punt kun je namelijk al het commitment krijgen in de organisatie voor de uitkomsten van de heisessie.
Laat iedere deelnemer voorafgaand aan de heisessie zijn of haar telefoon (en smartwatch) inleveren. Niet om lullig te doen, maar om de focus op het proces te benadrukken. Te vaak zien wij nog dat deelnemers bezig zijn met binnenkomende appjes of mailtjes en daarmee onbewust de focus verliezen op het belangrijkste thema van de dag.
Zorg ervoor dat iedere stem gehoord wordt. Selecteer de juiste werkvormen die ervoor zorgen dat iedere deelnemer invloed heeft op de uitkomst van de werkvorm. Door in kleinere groepen te werken zorg je dat deelnemers zich meer geroepen voelen om mee te doen.
Blok tijd en ruimte voor de heidag én de verdere uitrol hiervan. Deelnemers gaan het pas als prioriteit zijn, wanneer zij ook de ruimte krijgen om met de uitkomsten aan de slag te gaan.
Wanneer je aan de slag gaat met het genereren van nieuwe ideeën, introduceer dan een zwarte kaart. Bij iedere waarde-oordeel die gegeven wordt krijgt iemand de zwarte kaart. Bij twee keer een zwarte kaart mogen ze een kwartier niet meedoen. Hiermee leg je de nadruk op de creativiteit en geef je deze alle ruimte.
Zoek de dialoog en vermijdt discussies. In een dialoog kun je verschillende meningen hebben, maar streeft je naar een gezamenlijke oplossing. Bij een discussie gaat het hard tegen hard met argumenten en wordt vaak de gezamenlijke oplossing vergeten.
Communiceer de uitkomsten van de heisessie in de organisatie en geef taken en verantwoordelijkheden door die van invloed zijn op de resultaten.
Een heidag is de start van een proces, vergeet niet om de rest van het proces te doorlopen.

Meer over het verschil tussen discussie en dialoog leer je in de TEDxTalk van Fred Koolhoven:

Het belang van een goed georganiseerde heidag

Een goed georganiseerde heidag kan een wereld van verschil maken voor je team en organisatie. Het biedt een unieke kans om even uit de dagelijkse sleur te stappen en met frisse ogen naar de toekomst te kijken. Door samen in een inspirerende omgeving te werken aan strategische doelen, teambuilding en innovatie, versterk je niet alleen de samenwerking, maar creëer je ook ruimte voor creatieve oplossingen en nieuwe ideeën.

Een heidag zorgt ervoor dat iedereen weer op één lijn zit en zich volledig kan focussen op wat echt belangrijk is. Dit leidt tot betere communicatie en meer betrokkenheid na de heidag. Bovendien geeft het teamleden de kans om hun stem te laten horen en actief bij te dragen aan de gezamenlijke doelen.

Wil je meer weten over de verschillende werkvormen die je tijdens een heidag kunt inzetten om deze doelen te bereiken? Download dan onze whitepaper over werkvormen en ontdek hoe je jouw volgende heidag tot een groot succes kunt maken.